Obieg dokumentów coraz częściej dotyczy nie tylko formalnej „wędrówki” po urzędach. Wielu z nas, z uwagi na swoją pracę lub też sytuację prywatną, mierzy się z koniecznością przedłożenia stosownych aktów w instytucjach zagranicznych. Furtką otwierającą tę możliwość zgodnie z literą prawa jest Apostille. Szczegóły związane z ową klauzulą szczególnie dobrze powinny być znane przedsiębiorcom, którzy prowadzą swój biznes poza granicami Polski, na przykład w Wielkiej Brytanii. Czym jest Apostille i jak go uzyskać w naszym kraju, ale również w UK?
Klauzula Apostille jest potwierdzeniem prawości i rzetelności dokumentu państwowego. Wydanie Apostille polega na uzyskaniu odpowiedniej pieczęci na określonym formularzu. Pieczęć ta będzie potwierdzeniem legalności dokumentu w jednym kraju, ale również umożliwi posługiwanie się nim w innym kraju, na przykład na terenie Wielkiej Brytanii.
Uzyskanie Apostille umożliwia przedłożenie takich dokumentów, jak akt ślubu, dyplom czy akt notarialny w instytucji poza granicami kraju, w jakim został on wydany i bez konieczności wszczynania czynności, które będą miały na celu ponowne potwierdzenie jego autentyczności. Apostille wydawany jest na wniosek posiadacza dokumentu, a jego przyznaniem w Polsce zajmuje się Dział Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych.
Wystąpienie o wydanie klauzuli dotyczącej jednego z dokumentów bazuje na złożeniu odpowiedniego wniosku, ale także dołączenia do niego potwierdzenia przelewu bankowego. Uzyskanie owej klauzuli w Polsce wiąże się bowiem z dodatkową opłatą w granicach kilkudziesięciu złotych. Czas oczekiwania w przypadku korespondencyjnego załatwiania sprawy wynosi do 3 tygodni, natomiast jeśli w grę wchodzi wydanie potwierdzenia pojedynczego dokumentu, a do urzędu pofatygujemy się sami, wówczas Apostille zostanie przyznany „od ręki”.
Warto wiedzieć również o tym, że zarówno dokumenty notarialne i sądowe, jak i te, które mają stanowić potwierdzenie naszego wykształcenia czy też posiadanych kwalifikacji zawodowych przed wydaniem klauzuli obligatoryjnie muszą zostać uwierzytelnione w instytucjach, w których wydawany był dokument – u notariusza, w sądzie, na uczelni itp.
Odpowiedź na powyższe pytanie z pewnością nurtuje właścicieli brytyjskich działalności gospodarczych, które dopiero rozpoczynają swoją przedsiębiorczą drogę, na przykład w ramach prowadzenia spółki LTD. Jak już zostało wspomniane, Apostille potwierdza autentyczność podpisu i pieczęci urzędnika zagranicznego. Dzięki Apostille można jednak posłużyć się dokumentem zagranicznym np. w Polsce, ale i odwrotnie – dokument wystawiony w Wielkiej Brytanii, a następnie poświadczony klauzulą z powodzeniem może być brany pod uwagę w instytucjach mieszczących się na terenie naszego kraju.
Taki stan rzeczy jest wynikiem faktu, że zarówno Polska, jak i Wielka Brytania są stronami Konwencji haskiej z 1961 roku, która jasno wskazuje na zniesienie wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Jak uzyskać Apostille w Wielkiej Brytanii? Po pierwsze warto wiedzieć, że kroków w tym celu nie należy kierować się do konsula. Pomocne będą natomiast takie instytucje, jak Foreign & Commonwealth Office, czyli brytyjskie Biuro Spraw Zagranicznych lub też tamtejsze Biuro Legalizacji (The Legalisation Office).
Oczywiście, Apostille nie zawsze jest wymagana. Nie potrzeba jej w sytuacji, w której chcemy posługiwać się określonym dokumentem w kraju, związanym z Polską umową upraszczającą, lub całkowicie znoszącą wymóg legalizacji (uzyskania klauzuli Apostille). Do momentu, w którym nikomu na tym świecie nie śniło się nawet, że Wielka Brytania wystąpi ze struktur Unii Europejskiej, a ten fakt zostanie nazwany mianem Brexitu, owa umowa uproszczająca obowiązywała relacje polsko-brytyjskie. A jak jest teraz?
Uspokajamy – UK nadal podtrzymuje swoje stanowisko, które wyraziła w momencie podpisania konwencji haskiej. Oznacza to, że nadal nie ma wymogu legalizacji dokumentów zagranicznych, a potwierdzeniem ich autentyczności zarówno dla strony polskiej, jak i strony brytyjskiej może być właśnie klauzula Apostille. O tym jak uzyskać Apostille i co ono oznacza w kontekście rejestracji i prowadzenia spółki Limited możecie przeczytać również na blogu specjalistów w dziedzinie brytyjskiej księgowości, zespołu TaxAngels: https://www.taxangels.pl/blog/czym-jest-apostille-jak-zalegalizowac-dokumenty-wydane-w-uk/.
