Jak szybko przygotować grafiki pracy?

Starannie przygotowany grafik pracy pozwala na płynne prowadzenie przedsiębiorstwa, bez ryzyka przestojów z powodu braków kadrowych. Jednak aby prowadzić grafik pracy dokładnie, należy poświęcić sporo czasu. Czy da się szybko przygotować grafiki pracy? Sprawdź, jak to zrobić.

Harmonogram czasu pracy

Harmonogram czasu pracy to bardzo ważny element funkcjonowania w firmie, gdzie pracownicy powinni mieć odpowiednio zaplanowaną pracę i czas wolny, tak aby całe przedsiębiorstwo mogło płynnie funkcjonować. Ułożenie i prawidłowe zaplanowanie przejrzystego grafiku czasu pracy może okazać się trudnym zadaniem dla pracodawcy, szczególnie jeśli firma jest bardzo duża, w danym okresie rozliczeniowym wypada dużo dni wolnych albo pracownicy pracują w trybie zmianowym.

Najważniejsze elementy grafiku pracy

Harmonogram czasu pracy przygotowuje pracodawca albo delegowany do tego zadania przełożony lub manager. W grafiku pracy należy zamieścić rozplanowanie pracy dla konkretnego pracownika albo całej grupy pracowników. Istotne jest, aby zawrzeć tam nie tylko dni robocze przepracowane przez konkretną osobę, ale także godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, wymiar czasu pracy, dobę pracowniczą, odpoczynki dobowe oraz tygodniowe. Przy układaniu grafików pracy nie można zapomnieć o obowiązującym 5 - dniowym tygodniu pracy, a także należy wziąć pod uwagę zaplanowane urlopy pracowników, które zostały zawarte w planie urlopowym. Zgodnie z art. 151 Kodeksu pracy uwzględnić należy konieczność zapewnienia pracownikowi pracującemu w niedzielę przynajmniej raz na cztery tygodnie dnia wolnego przypadającego właśnie na niedzielę. Inne ważne informacje przydatne dla osób odpowiedzialnych za ułożenie grafików pracy można znaleźć w artykule: "O czym pamiętać, przygotowując grafik pracy?".

Przygotowanie grafików pracy - nowoczesne rozwiązania

Jak można zauważyć, przygotowanie prawidłowego grafiku pracy nie jest prostym zadaniem. Złożoność przepisów prawnych, ich ciągłe zmiany, a także konieczność uwzględnienia wielu zmiennych powoduje, że coraz więcej firm decyduje się na elektroniczne grafiki pracy. Doskonałym przykładem jest aplikacja inewi.pl, która w szybki i wygodny sposób ułatwi zaplanowanie pracy. Dzięki dostępowi online zarówno pracownik, jak i pracodawca mają możliwość podglądu do informacji związanych z zaplanowanym urlopem albo dotyczących przepracowanych nadgodzin. Różnorodne funkcje usprawniają nie tylko układanie samego grafiku, ale też na bieżąco informują np. o przekroczeniu liczby nadgodzin. Wygodną opcją jest także możliwość wysyłania lub drukowania przygotowanych grafików w formacie PDF.

Przydatne udogodnienia przy układaniu grafików pracy

Grafiki pracy układane samodzielnie w arkuszach kalkulacyjnych zostają wyparte przez elektroniczne systemy, które działają w nowoczesny sposób i skracają czas potrzebny na dostosowanie grafiku pracy do konkretnej grupy pracowników i specyfiki ich pracy. Warto sprawdzić tzw. systemy RCP, które mogą być w pełni zautomatyzowane

Przekazanie pracownikowi przygotowanych grafików pracy

Warto pamiętać, że pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi plan pracy w terminie co najmniej jednego tygodnia przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego dotyczy dany plan pracy. Może to być forma pisemna albo elektroniczna. W tym również zdecydowanie pomoże elektroniczny system do rejestracji czasu pracy i układania grafików.