Porządkowanie i archiwizowanie dokumentów - obowiązujące zasady

Dlaczego porządkowanie dokumentów w firmie jest potrzebne i w jaki sposób wpływa ono na działanie przedsiębiorstwa? W tym artykule pierwsze skrzypce gra archiwizacja akt - proces, bez którego nie może obyć się żadna firma.

Archiwizowanie dokumentów - jakich zasad należy przestrzegać?

Stworzone przez nas archiwum ma być opracowane w taki sposób, by każda osoba, mająca do niego dostęp, mogła bezproblemowo skorzystać ze zbiorów. Nie ma więc tu mowy o ewentualnych niejasnościach, niekonsekwentnych i nieintuicyjnych zasadach. Archiwizacja dokumentów musi przebiegać zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami panującymi w archiwistyce. To dlatego to zajęcie warto powierzać tylko tym podmiotom, które mają wiedzę na temat tego, w jaki sposób przeprowadzić

1. formowanie chronologiczne;
2. formowanie tematyczne;
3. przyporządkowanie akt do odpowiedniej grupy rzeczowej;
4. kwalifikację akt do właściwej kategorii/

Doświadczenie i kompetencje pozwalają zachować dokładność i precyzję przy każdym z tych działań. Jednocześnie firmy, specjalizujące się w takich usługach są w stanie zrealizować usługę dość szybko. Taką sprawność i wysoka jakość działania oferuje m.in. firma Rhenus Data Office Polska.

Archiwizacja dokumentacji - nie tylko dla spełnienia obowiązku, czyli inne korzyści, na które możesz liczyć, porządkując firmowe dokumenty

Porządkowanie dokumentów pomaga przestrzegać obowiązującego prawa, ale warto zadbać i tę czynność nie tylko dlatego, że spoczywa na nas taki obowiązek. Nie zapominajmy o tym, że korzyści, będące efektem uporządkowania akt, będą bezpośrednio odczuwalne w trakcie naszej pracy.

Archiwizacja dokumentów przyczynia się do:

1.usprawnienia działań podejmowanych w firmie

Porządek w aktach oznacza, że zawsze wiemy, co i gdzie się znajduje. W ten sposób oszczędzamy czas oraz nie doprowadzamy do nerwowych sytuacji, gdy konieczne jest sprawne znalezienie akt, a uniemożliwia nam to chaos.

2.oszczędzenia miejsca w firmie

Archiwizowanie dokumentów pozwala zweryfikować, czy zawartość naszych akt jest rzeczywiście potrzebna, czy może czas ją zutylizować. W efekcie nie musimy napełniać naszej przestrzeni zbędnymi elementami.

3.poczucia bezpieczeństwa

Problemy ze znalezieniem akt mogą być źródłem całkiem sporego stresu. Da się tego uniknąć. Archiwizacja dokumentów to pewność, że zawsze bez problemu będziemy mogli przedstawić akta klientowi, potencjalnemu partnerowi czy organowi kontrolującemu.

Archiwizowanie dokumentów nie musi być przykrym obowiązkiem, na który przeznaczamy ogromne pokłady swojej energii i czasu. Zamiast samodzielnego zapoznawania się z zasadami panującymi w archiwistyce, możemy zdać się na wiedzę ludzi, którzy mają na tym polu ogromne doświadczenie. W efekcie unikniemy ryzyka bolesnych w skutkach pomyłek. Profesjonalna archiwizacja dokumentów jest więc usługą, na której mogą skorzystać różne firmy, niezależnie od firmy czy od branży, w której działają.