materiały partnera
Na początku mało kto myśli o outsourcingu księgowości jako o strategicznej decyzji. Zwykle jest nasza pani księgowa lub samodzielne rozliczenia, arkusz z kosztami, kilka deklaracji w miesiącu i poczucie, że wszystko jest pod kontrolą. Problem zaczyna się wtedy, gdy firma rośnie szybciej, niż zakładano, a finanse przestają być tylko tłem do działalności. Coraz więcej przedsiębiorców dochodzi do wniosku, że obecny model po prostu przestaje im pomagać. Eksperci z https://wzpartners.pl/ zauważają, że właśnie w tym momencie pojawia się pytanie o outsourcing.
Wiele firm bardzo długo funkcjonuje na tym samym układzie. Jedna osoba odpowiada za wszystko, a zarząd zakłada, że skoro do tej pory było dobrze, to tak zostanie. Z czasem jednak pojawiają się nowe wątki: więcej umów, różne źródła przychodów, pracownicy, współpraca z zagranicą. Księgowość zaczyna gonić bieżączkę, a pytania o wyniki finansowe trafiają w próżnię albo wymagają „chwili cierpliwości”. W takiej sytuacje finanse przestają wspierać decyzje, a stają się balastem, który ciągle czeka na swoją kolej.
Gdy porównuje się outsourcing z etatem, najczęściej pada argument: „to droższe”. Tyle że pensja to tylko fragment całej układanki. Dochodzą urlopy, choroby, szkolenia, stres związany z kontrolami i odpowiedzialność za ewentualne błędy. W rosnącej firmie jedna osoba coraz częściej pracuje ponad siły, a zarząd zaczyna żyć w ciągłej niepewności, czy wszystko zostało zrobione poprawnie i na czas. Outsourcing zdejmuję ten ciężar z pojedynczego stanowiska i rozkłada go na zespół, który zajmuje się tym zawodowo. Co więcej, w wielu przypadkach outsourcing bywa rzeczywiście tańszy od zatrudnienia księgowej na etat.
Najczęściej outsourcing zaczyna mieć sens w bardzo konkretnym momencie. Firma nie jest już mała, ale jeszcze nie na tyle duża, by budować własny dział finansowy. Potrzebne są raporty, spójne dane i możliwość szybkiej konsultacji, a nie tylko poprawnie zaksięgowana faktura. Wtedy zewnętrzny partner zaczyna odgrywać rolę zaplecza finansowego, którego wewnętrznie nie da się stworzyć bez dużych kosztów i czasu.
Zakres obsługi może się zmieniać wraz z firmą, i to bez rekrutacji, zwolnień i reorganizacji zespołu. W jednych miesiącach potrzeba więcej wsparcia, w innych mniej. Dla firm projektowych, sezonowych albo dynamicznie rosnących to ogromna ulga. Ponadto coraz rzadziej outsourcing oznacza tylko wprowadzanie dokumentów. Firmy oczekują wsparcia w payrollu, HR, przygotowaniu do KSeF, raportowaniu i rozmowach o finansach.
